Зачастую проверки сопровождаются конфликтами, а сам процесс — огромным, избыточным стрессом. Как вести себя при проверке, морально и организационно готовиться к проверкам, причем это относится как к руководителю и ключевым сотрудникам, которые будут общаться с проверяющими близко и напрямую, так и к остальным работникам. Цель такой орг подготовки — повышение общей безопасности субъекта предпринимательской деятельности.

Система общей безопасности предприятия может быть представлена как совокупность «контуров безопасности». Чем их больше — тем меньше возможностей для незваных визитеров явиться неожиданно.

Пример. Обычный забор вокруг офисной территории, с охраной на входе и шлагбаумом — это уже первый контур безопасности, первый барьер на пути нежелательных посетителей. Сквозь этот контур уже может пройти не всякий, хотя и достаточно широкий круг лиц (например, дворники или работники складов, которые находятся на офисной территории).

Второй контур — офисное здание. На входе — охрана и/или секретарь ресепшн. В офис проходит еще более узкий круг лиц с соответствующим допуском.

Третий контур — это те помещения, куда могут попасть только определенные работники. Этого можно достичь сугубо техническими средствами — кодовые или электронные замки и т.п. К таким помещениям относятся бухгалтерия, отдел кадров, договорной отдел, серверная и т.п. в зависимости от особенностей конкретного предприятия.

Следующий контур — это руководство, высший менеджмент предприятия. Войти к ним в кабинет можно только через приемную секретаря. Секретарь, доложив о приходе посетителей, как правило, приглашает их вовсе не в кабинет к начальнику, а в переговорную комнату.

В данном примере рассмотрены четыре контура, а может их быть произвольное количество. Важен принцип, согласно которому первым проверяющих встречает охранник, а далее — по цепочке, в которой руководитель будет замыкающим. Такая организация встречи проверяющих является наиболее рациональной.

Под переговорную комнату рекомендуется отвести отдельный кабинет с самой простой необходимой мебелью, без цветов и прочего декора и без телефонов. Это место, предназначенное не только для деловых встреч. Именно здесь целесообразно устроить проверяющих при длительных проверках. Абсолютно неправильно выделять проверяющим места, скажем, в бухгалтерии. В течение короткого времени между Вашим персоналом и чиновниками завязываются неформальные отношения, которые могут привести к утечке информации. Нужно организовать работу проверяющих так, чтобы они не выходили из переговорной, принося им необходимые документы для изучения. Идеальная схема передвижения и проверяющих, и прочих гостей офиса только одна: вход-охрана-секретарь-переговорная- и обратно.

Во время проверки сотрудникам необходимо точно знать, как вести себя при проверке и  ограничить обсуждение рабочих вопросов вне рабочих мест: в коридорах, курилках, столовых. Проверяющие собирают информацию в т.ч. и из таких «случайно подслушанных бесед».

Материально-техническое обеспечение офиса:

• Обязательное наличие электронных замков на помещениях, самых важных для жизнеобеспечения предприятия, таких как бухгалтерия, серверная и аналогичных (в зависимости от специфики). Цель — не допустить внезапного и несанкционированного появления нежеланных лиц в таких ключевых точках.
• Обязательно наличие сейфов и запирающихся шкафов для документов. Вообще, любые документы не должны находиться в легкодоступных местах, архивные документы лучше хранить вне предприятия. Документы, в которых отпала надобность, должны уничтожаться. Цель — не допустить утечек информации.
• ПК, на которых работают с жизненно важной информацией, должны быть укомплектованы съемными винчестерами, на которых и должна храниться Ваша важная электронная документация. В минуту тревоги съемный диск может быть для Вашего спокойствия быстро изъят и спрятан в личных вещах. Цель — уберечь данные от внезапного и несанкционированного доступа со стороны визитеров.
• Офис желательно оборудовать устройствами для аудио- и видеозаписи. У охраны, кроме того, должна быть возможность сфотографировать или сделать копии удостоверения пришедших. Цель — иметь доказательства небезупречных документов и поведения проверяющих.
• Целесообразно завести журнал учета посетителей (или иной аналогичный документ, в который заносятся сведения о любых посетителях, включая время и, возможно, иные обстоятельства их прихода) и журнал учета проверок (предусмотренный ч. 8 ст. 16 Закона N 294-ФЗ*(1). Сведения в него заносятся по окончании проверки и не всеми проверяющими). Цель — иметь доказательства продолжительности выездной проверки, а также возможного нарушения процедуры.
  

  Тактика «глухой защиты»

Руководитель должен ясно понимать, что проведение проверки на его предприятии (в особенности сопровождающейся превышением полномочий со стороны проверяющих) вызывает стресс у его сотрудников, рядовых и не только. Стало быть, им придется работать в состоянии длительной стрессовой ситуации, которая ведет к потере самообладания, способности здраво рассуждать и адекватно действовать. Наиболее подходящая тактика для них — тактика «глухой защиты». Эта тактика позволяет минимизировать риск того, что сотрудник невольно навредит себе или предприятию. Тактика «глухой защиты» в общем очень проста — ничего не говорить, ничего не подписывать и знать как вести себя при проверке.

Конкретные рекомендации могут выглядеть так:

• При попытках не санкционированного руководителем общения сотрудник должен потребовать у пришедших их служебные удостоверения и переписать на отдельный лист бумаги все данные. Лист с переписанными данными положить в карман одежды. БЕЗ предъявления служебных удостоверений никакое общение недопустимо. ЕСЛИ удостоверения не предъявляются — немедленно доложить руководителю/на пост охраны. ЕСЛИ удостоверения предъявлены и сразу спрятаны, сослаться на приказ руководителя, служебную инструкцию и прочее: «У меня приказ директора — переписывать данные служебных удостоверений всех посетителей«. О ситуации доложить руководителю. ЕСЛИ вошедшие не возражают против переписываний их данных, но интересуются целью этого, ответить: «Удостоверения переписываются для возможной подачи жалобы в прокуратуру или суд«.
• Не отвечать на вопросы, сославшись на ст. 51 Конституции РФ: «Я имею право не отвечать на вопросы«. И это действительно так. Право не отвечать на вопросы может быть ограничено только в некоторых случаях (на допросах при производстве по возбужденному уголовному делу). Но, во-первых, такие допросы никогда или практически никогда не проводятся во время проверок. А во-вторых, даже в этом случае можно отказаться от общения до приезда Вашего адвоката (п. 6 ч. 4 ст.56 УПК РФ).
• Не подписывать никаких документов: «У меня нет полномочий на подпись этого документа, я не буду этого делать«. И для рядовых сотрудников это действительно так. В частности, Закон N 294-ФЗ не обязывает их подписывать какие-либо документы и, соответственно, не предполагает никакой ответственности за отказ от подписи.
• На все вопросы отвечать стандартной репликой: «Я не буду обсуждать это, поскольку за разглашение коммерческой тайны могу быть привлечен к уголовной ответственности. На любые Ваши вопросы ответит наш руководитель«.
• На просьбы (и требования) о выдаче документов, образцов продукции и прочего необходимо вежливо, но твердо отказывать: «Мне не позволяет должностная инструкция это делать без указания моего руководителя» или «Пожалуйста, обратитесь к руководителю, без его разрешения я не компетентен передать вам это«.
• О появлении проверяющих из надзорных органов немедленно докладывать руководителю.
• Если работник не знает, как поступать и что делать/говорить, лучше не делать ничего: ничего не говорить, ничего не выдавать, ничего не подписывать, никуда не ехать. Не помогать и не препятствовать. А лучше знать – как вести себя при проверке.

Находясь на своем рабочем месте, работники обязаны подчиняться только руководителю (с которым, между прочим, связаны трудовыми отношениями), а не распоряжениям, исходящих от государственных контролеров. Работники должны демонстрировать своим поведением, что предоставить тот или иной документ, осуществить то или иное действие они могут лишь по поручению своего начальника, а не проверяющего органа.

Информация предоставлена Юридическим отделом
Консалтинговой компании «КУБ»           

Юридический консультант Александр Лещенко